Administración en servicios de salud

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Una organización de servicios de salud se dirige desde diferentes niveles administrativos. La alta dirección es el nivel estratégico, las Jefaturas Intermedias son el nivel táctico o gerencial y el nivel operativo es donde se proporciona la asistencia directa a los pacientes.

Es muy interesante observar cómo los conocimientos de administración​ se desarrollan en los servicios de salud; sin embargo, los ejecutantes de este proceso son usualmente médicos, en muchos casos acompañados de expertos en administración, pero que desconocen los problemas de salud, quienes dirigen los centros asistenciales o los servicios clínicos y es sobre ellos que recae la responsabilidad administrativa.​

Estos por lo general, son nombrados en cargos de jefatura o dirección por ser médicos destacados en su especialidad, siendo llamados a administrar en los distintos niveles jerárquicos del sistema de salud, pero carecen en la mayoría de los casos, de experiencia y preparación específica en administración para aplicar conocimientos y habilidades, tanto técnicas, personales e interpersonales, que les permitan junto a los miembros de su organización, ejecutar una secuencia de acciones  efectivas para alcanzar objetivos estratégicos claramente definidos.

El gerente o administrador de servicios de salud debe tener una visión holística e integral del sistema; esto va más allá de la administración de una clínica, hospital, unidad médica o centro de salud; debe ser capaz de realizar un diagnóstico acertado, priorizar problemas, diseñar estrategias, ejecutarlas en el tiempo planeado, analizar su cumplimiento verificando que esté acorde a lo planeado y realizar las correcciones necesarias para que la estrategia se ejecute con los resultado esperados, como lo plantea William Edwards Deming, en los componentes del círculo de calidad.

Dentro de todo el proceso, es muy importante mantener una comunicación efectiva, además de  fomentar la participación y coordinación de los involucrados en el proceso asistencial. Debe evitarse caer en los errores comunes que dan en los procesos desarrollados en los sistemas de salud como son:

1. Estimar excesivamente el componente tecnológico, olvidando que es un medio y no un fin para entender los procesos y a las personas. El proceso lo desarrollan las personas, el componente tecnológico es un apoyo.
2. Hacer caso omiso de los datos no estructurados en bases de datos, pues con esto se limita la precisión, alcance y potencial de los procesos que se desarrollan en el sistema de salud. Debe reflejarse el proceso colectando datos coherentes a la realidad y corregir aquellos que nos alejan del funcionamiento cotidiano del sistema.
3. Creer que estamos reinventando la rueda, pues ya existen muchas tecnologías y técnicas disponibles en otros campos de la ciencia que pueden aplicarse a la salud.
4. Desechar lo que está funcionando. Se debe mejorar lo que está funcionando, que empezar desde cero.​
5. Subestimar la gestión de cambios, ya que es importante incorporar a todas las personas clave en el cambio y utilizar la persuasión efectiva. Debe​ darse un espacio suficiente para el análisis del macroproceso, de los microprocesos, el rol que desempeñan las personas y la tecnología.
6. No ser claro sobre lo que se quiere alcanzar y la ruta a seguir. Todos los involucrados deben conocer hacia dónde vamos y qué debemos hacer para lograrlo, con total claridad.
7. Pensar que estrategia y ejecución son lo mismo. Es importante que la estrategia se conozca por todos los involucrados, que se conozca los objetivos, las metas, los tiempos o plazos para alcanzarlos, monitoreo y evaluación de los procesos que se desarrollan, análisis y corrección.
8. Falla en la alineación del componente administrativo y clínico de la organización de salud, ya que esto genera procesos lentos o errados. Se debe buscar una integración/alineación clínica/administrativa.
9. Olvidar al paciente, el éxito de mejora de los procesos de los servicios de salud está relacionado estrechamente con aquellos que tomaron en cuenta el comportamiento, preferencias y experiencias de los pacientes, como base del análisis.
10. Esperar que la mejora, el cambio, venga de fuera de nuestra organización. Debemos analizar y ajustar nuestros propios procesos, tener iniciativas de cambio y no esperar lineamientos externos a la organización, porque éstos pueden llegar pero inoportunamente.

​​En la administración existen herramientas que, aplicadas al ramo de los sistemas de salud, pueden ayudar a estos a desarrollar una visión de conjunto del sistema, optimizando recursos humanos, técnicos y financieros, para poder llevar a las instituciones de salud a un estado de crecimiento y eficiencia.

Por eso existe la necesidad imperativa de dar capacitaciones administrativas al médico y enfermera junto a otros involucrados en el proceso administrativo funcional del sistema, ya que ofrecer servicios de salud a la población es la misión de instituciones de salud, por lo que las decisiones importantes deben ser tomadas por médicos, enfermeras y personal administrativo.

Es recomendable que en los centros de atención según el grado de complejidad, se conforme un equipo gerencial de trabajo integrado como mínimo por la Dirección, Administración, Jefatura de Enfermería, Jefatura de Recursos Humanos, modificándose los miembros según la estructura organizativa del centro de atención, pero lo importante es que este equipo gerencial debe realizar un diagnóstico de su centro de atención, priorizar problemas, definir estrategias, elaborar una agenda de puntos críticos y darles seguimiento continuo en sesiones periódicas, así como tener acercamiento con los diferentes servicios, jefaturas y personal operativo para fomentar una comunicación efectiva y una cultura de participación, para construir un ambiente de trabajo integrado adonde cada quien sepa por qué es importante su trabajo, conozca su centro de atención y las estrategias que se pretende desarrollar, para lograr alcanzar los objetivos planeados. Lo anterior implica que cada centro de atención debe tener una comunicación clara con el nivel central para generar el apoyo necesario para realizar los proyectos que se generen de sus estrategias.